GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Durch die im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 festgelegten Änderungen der Abgabenordnung (AO) erhält die Finanzverwaltung ab dem 1.1.2002 im Rahmen von Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme (DV-Systeme) von Unternehmen. Dabei kann die Dateneinsicht sowohl durch direkten Zugriff auf das Programm, als auch durch Einsicht in gespeicherte Daten erfolgen.

Zukünftig sind der Finanzverwaltung alle in DV-Systemen vorgehaltenen, steuerlich relevanten Daten zwecks maschineller Auswertung in elektronischer Form zugänglich zu machen.
Hierbei liegt es in der Pflicht des Steuerpflichtigen, die steuerlich relevanten Daten zu qualifizieren und vorzuhalten.

Das wesentliche Problem liegt in der technisch und organisatorisch aufwendigen Trennung der steuerlich relevanten Daten von unternehmensinternen Daten, die der Finanzverwaltung nicht zur Kenntnis gegeben werden müssen. Der Schutz von geschäftlich sensiblen Daten sollte vom Unternehmer bedacht und in den verwendeten DV-Lösungen umgesetzt sein. Die Lösungen sollten die Beschränkung des Zugriffs der Finanzverwaltung auf die steuerlich relevanten Daten ermöglichen.

Durch die Tatsache, dass nicht mehr nur die Lesbarmachung der Daten, sondern auch der unmittelbare Zugriff durch die Finanzverwaltung verlangt werden kann, ergibt sich in Zukunft die Notwendigkeit, die zur Buchführung eingesetzten DV-Systeme über die gesamte Aufbewahrungsfrist funktionsfähig zu halten. Dies betrifft ausdrücklich auch die aufgrund eines Systemwechsels nicht mehr eingesetzten DV-Systeme. Der Datenbestand ist daher entweder in das neue System zu migrieren oder auf Datenträgern zu archivieren.
Hierbei muss die Auswertung der archivierten Daten weiterhin möglich sein, d.h. Strukturinformationen müssen ggf. über den gesamten Zeitraum der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.

Wir empfehlen daher, eine grundsätzliche Analyse der Hard- und Software vorzunehmen.

Die gesamten Unternehmensdaten sind auf steuerliche Relevanz zu überprüfen. Die Archivierung der relevanten Daten ist sicherzustellen, um diese für die Betriebsprüfung vorzuhalten.

Für die Archivierung sollten Lösungen angestrebt werden, welche die Integration in die bestehende DV-Architektur ermöglichen. 
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